【完全解説】バーチャルオフィスで荷物や郵便物は受け取れる？受取不可のケースは？

コストカットやプライバシー確保のために、バーチャルオフィスを使いたい！しかしビジネスをしていると、方々から郵便物や荷物が届きますよね。

「はて、バーチャルオフィスを契約した場合、郵便とか荷物ってどうやって受け取れば良いんだろう？」と疑問に思う人が多いのではないでしょうか？

基本的には、バーチャルオフィス側で郵便物や荷物を受け取り、自宅住所へ転送することになります。

とはいえ、

など、細かい仕様が気になるところです。

この記事では、複数のバーチャルオフィスから郵便転送の仕様を調査し、バーチャルオフィスの標準的なサービス内容を解説しています。

この記事を読めば、バーチャルオフィスの郵便転送で、ビジネスのあらゆるシーンに対応できるかどうかがわかります。ぜひチェックしてみてください。

バーチャルオフィスは荷物の受け取り＆転送をしてくれる

郵便物/荷物の受け取り、および転送は、バーチャルオフィスの基本的な機能です。基本全てのバーチャルオフィスが提供しています。

というわけで、バーチャルオフィスを使っても郵便物/荷物を受け取れるので、安心してください。

荷物を受け取るまでの流れ

バーチャルオフィスを使った場合、自宅住所は公開せず、バーチャルオフィスの住所を公開することになります。

そのため公的機関や取引先などから送られてくる郵便物/荷物は、一旦バーチャルオフィス側で受け取ることになります。

全体的には、次のような順序で自宅に届きます。

管理人

どんなに短くても1〜3日程度はタイムラグが発生します

転送料は有料？無料？

多くのバーチャルオフィスでは、郵便物/荷物の転送にかかる人件費は、プラン料金に含まれています。そのため転送手数料は発生しないケースが多いです。

ただしごく一部ですが、転送の都度手数料（1件あたり500円程度）がかかるバーチャルオフィスもあります。

送料については、実費相当分がかかる場合がほとんどです。

発生した送料分のお金は、毎月の請求金額に追加されるか、デポジットという形で事前に預けておいたお金から自動で引かれます。まれに全部着払いで送ってくるバーチャルオフィスもあります。

転送頻度は？

転送頻度は、「月1回/隔週/毎週/都度」の4パターンに分かれています。転送頻度が多くなるほど、プラン価格が高くなる傾向があります。

前述の通り、送料実費分はユーザー側の負担になるため、頻度が多いほど送料もかさんできます。また「都度転送」以外は、期間中に届いた郵便物/荷物をまとめて送ってくれます。1つの梱包に入り切れば送料は1回分で済みます。

というわけで転送頻度は、必ずしも多ければ良いといわけではありません。

管理人

大抵の人は、週1回がちょうど良い塩梅だと思います

受け取りOKとNGについて

受け取りOKな郵便物/荷物は？

まず通常の郵便物は受け取り可能です。

また大きすぎなければ、荷物の受け取りも可能です。受け取りサインの対応もしてくれます。

といったビジネスを行う上でクリティカルな郵便物/荷物は、ちゃんと受け取れます。

簡易書留もできるので、銀行口座開設の審査後に送られてくる郵送物も受け取れます。

管理人

ほとんどの人は問題ないと思います

受け取りNGになる郵便物/荷物は？

受け取りNGになるものも結構あります。これらはどのバーチャルオフィスでも大体共通です。

どうしても受け取りたい場合は、自宅で直接受け取れるように調整しましょう。

着払いはバーチャルオフィスによって対応が異なる

取り扱いが微妙なのが、着払いで届く品物です。対応に手間がかかりますし、万が一バーチャルオフィスが建て替えた後に、ユーザーに支払い拒否されると面倒です。

というわけで、着払い品の受け取りOK/NGは、バーチャルオフィスによって対応が分かれます。

傾向として、デポジット制（従量課金サービス用にお金を予め預けておく制度）を採用しているバーチャルオフィスは着払いOKなケースが多いです。

不要な郵便物/荷物は破棄してもらえる？

ダイレクトメールなど、わざわざ送料を負担してまで転送して欲しくない郵便物もあります。

そういうときは、ユーザーが希望すればバーチャルオフィス側で郵便物を破棄してもらうことが可能です。

ただしバーチャルオフィス側に破棄を指示するためには、そもそも「この郵便物が不要である」とユーザーが判断しなければなりませんね。

管理人

そのため郵便物の到着がユーザーに通知され、かつ郵便物が写真でチェックできることが条件になります

今すぐ受け取りたいときはどうすれば良い？

急ぎの請求書や契約書など、今すぐ対応しなければいけない郵便物や荷物もあります。転送されるのをチンタラ待ってられないケースも、たまにはあるかもしれません。

そいうときは、契約しているバーチャルオフィス店舗に直接受け取りに行くことができます。

こちらも急ぎの郵便や荷物であることを判断したいので、写真で到着通知してくれるバーチャルオフィスがベターです。ただし事前に送られてくることが分かっていれば、バーチャルオフィスに電話して到着確認することもできます。

なお直接受け取りができないバーチャルオフィスもあります。また店舗によって直接受け取りの可否が異なるバーチャルオフィスもあります。

管理人

もし直接受け取りができない場合は、定期の転送タイミングを待たず、即時転送を依頼するしかありません

1つの契約で複数の宛先の郵便物/荷物を受け取れる？

郵便物や荷物の宛名は、原則「1契約＝1宛名」です。会社名や屋号を使うことが多いでしょう。

中には「会社名」と「代表者の個人名」の2つの宛名を受け付けているバーチャルオフィスもあります。

宛名を追加したい場合は2つの対応方法があります。

管理人

「屋号追加」のオプションがあるバーチャルオフィスなら、少し安く宛名を追加できます

まとめ

バーチャルオフィスでは郵便物や荷物を受け取り、ユーザーの自宅へ転送してくれます。ただし細かいルールはバーチャルオフィスによって微妙に異なり、結構わかりづらいのが実情です。

適当に調べて、「おっ、転送してくれるんだ！じゃOKだね！」と早合点しないように注意しましょう。

安いバーチャルオフィスだと、全部着払いで送るだけの対応になるケースもあります。

気の利いているバーチャルオフィスだと、写真で到着を通知してくれたり、転送頻度を柔軟に調整できたりします。破棄の依頼や、店舗での受け取りも可能です。

管理人

あなたが求めるサービスレベルからバーチャルオフィスを選びましょう！